視頻會議系統(tǒng)在集團型企業(yè)中的應(yīng)用

發(fā)布日期：2015年09月01日

摘要：本文以某集團公司在多元化、多業(yè)態(tài)、跨區(qū)域、國際化經(jīng)營管理背景，針對集團經(jīng)營管理中差旅成本居高不下，以及管控過程中信息傳遞不夠及時、準確的現(xiàn)狀，提出應(yīng)用視頻會議進行管理創(chuàng)新的集團一體化視頻會議解決方案。
　　1 應(yīng)用背景
　　某集團公司是國務(wù)院國資委監(jiān)管的中央企業(yè)，是集資產(chǎn)管理、資本運營和生產(chǎn)經(jīng)營于一體的大型國有獨資公司。該集團公司作為首批董事會試點中央企業(yè)，采取“戰(zhàn)略管控 +財務(wù)管控”的管控模式，實行三級法人體制，集團定位于戰(zhàn)略投資中心，下屬二級板塊企業(yè)定位于經(jīng)營管理中心，三級成員企業(yè)定位于成本利潤中心。集團公司控股二級板塊公司4 家，下轄三級成員企業(yè) 70 多戶，直接控股成員企業(yè) 3 家，現(xiàn)有員工約 8 萬人。集團所屬成員企業(yè)遍布于全國 24 個省( 區(qū)、市) 和贊比亞、印度等國家，其中 10 余戶成員企業(yè)為國家大型一類、二類企業(yè)。集團公司總部設(shè)辦公室( 信息化辦公室) 、戰(zhàn)略投資部( 安全生產(chǎn)部、科技管理部) 、法律事務(wù)部( 政策研究室) 、審計風(fēng)險部( 紀檢監(jiān)察部)、資產(chǎn)財務(wù)部、人力資源部( 董事辦公室、黨委組織部) 、黨群工作部( 企業(yè)文化部、團委) 、信訪辦公室( 工會辦公室) 等部室。總部機關(guān)管理人員控制在 60 人左右。結(jié)合確保集團整體健康穩(wěn)定發(fā)展的整體戰(zhàn)略思路，集團公司提出必須著手解決以下問題:
　　( 1) 面臨國際化的發(fā)展機遇，如何迎接進行跨區(qū)域、跨國家經(jīng)營管理所帶來的挑戰(zhàn);
　　( 2) 產(chǎn)品多元化、流程復(fù)雜化狀況下，集團內(nèi)產(chǎn)業(yè)鏈上下游企業(yè)或廠區(qū)如何有效協(xié)同;
　　( 3) 所屬企業(yè)分散，人、財、物如何管控;
　　( 4) 如何降本增效，在降低成本的同時增強同業(yè)競爭力。這些問題的解決，離不開反復(fù)溝通。在各項工作的組織中，如何將領(lǐng)導(dǎo)者的意圖及時準確地傳遞到各級執(zhí)行者，并及時得到信息反饋，是必需解決的問題。而視頻會議系統(tǒng)的應(yīng)用卻恰恰是集團公司解決以上問題的一把利器。
　　2 現(xiàn)狀分析
　　2006 年，集團公司建立三級法人組織體系，同時集團公司總部組織架構(gòu)基本確立。體系成熟、工作機制確立后，集團公司與所屬企業(yè)間，很多工作需要及時溝通。信息傳遞的準確性、及時性上暴露出許多亟待解決的問題。
　　(1) 公文不能及時傳遞，文字信息滯后，工作效率低。當時集團公司尚未建立辦公平臺，公文傳遞手段是郵局傳遞、傳真機傳送; 傳遞介質(zhì)為紙質(zhì)文件。速度慢，存在交換環(huán)節(jié)丟失、反饋不及時等現(xiàn)象。
　　(2) 緊急待辦事宜多使用電話溝通，信息多部門、多層級傳遞困難。普通電話溝通是一對一完成的。如遇多頭事宜及需要再次傳達事宜不可避免有失真現(xiàn)象。
　　(3) 面對面會議，參加人到場困難，不好組織;公司有兩個會議室，利用率很低; 總部出差人員及會議相關(guān)的外地工作人員，參會出勤無法保障。
　　(4) 隨著集團整體業(yè)務(wù)的迅速擴展，與國外企業(yè)、專家溝通交流日趨頻繁，需要高效便捷的會議組織方式。
　　3 應(yīng)對措施
　　鑒于集團下屬企業(yè)跨領(lǐng)域、跨地域甚至跨國家的特點，以及集團公司人員編制少，領(lǐng)導(dǎo)及員工出差多，很多事宜急于迅速快捷溝通協(xié)調(diào)的具體需求，作者提出兩種解決方案，一是建立視頻會議系統(tǒng)，二是建立電話會議系統(tǒng)。
　　3.1 方案選擇
　　視頻會議系統(tǒng)工作原理: 視頻會議系統(tǒng)包括軟件和硬件兩種，兩個或兩個以上不同場所的個人或群體，通過各種電信通訊傳輸媒體，將人物的靜、動態(tài)圖像、語音、文字、圖片等多種資料分送到各個用戶的計算機上，使得在地理分散的用戶可以共聚一處，通過圖形、聲音、文檔等多種方式交流信息，增加雙方對內(nèi)容的理解能力。
　　電話會議系統(tǒng)工作原理: 以系統(tǒng)外呼式為主的電話會議平臺，所有參會方均可為被叫方，最大限度節(jié)省會議費用。系統(tǒng)采用三大基礎(chǔ)運營商中國移動、網(wǎng)通和電信的 PSTN 傳統(tǒng)電話線路，多人參與電話會議語音自然清晰?？梢灾鹘?100 多個國家和地區(qū)。視頻會議與電話會議對比情況見表1。

 

 

　　以滿足公司需求為出發(fā)點，綜合考慮項目投資高低，會議組織難易，我們選擇建立基于軟件為主的解決方案的視頻會議系統(tǒng)。視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部署方案見圖 1。

 

圖1 集團公司視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)部署方案

　　3.2 測試與實施
　　系統(tǒng)建設(shè)要求，軟件統(tǒng)一; 設(shè)備選型提供兩套方案，由試點單位自選，自購或委托集團公司代購均可。為降低項目風(fēng)險，選擇了分步實施策略。
　　第一步，集團公司與下屬二級公司作為第一批試點。項目得到公司領(lǐng)導(dǎo)的支持，加上實施組織較好。首批測試不到七個工作日完成，設(shè)備三天到位，軟、硬件調(diào)試三天完成，系統(tǒng)使用培訓(xùn)半天完成。在這一階段，我們做好了試點企業(yè)現(xiàn)場調(diào)試的準備，實際調(diào)試過程中，全部試點企業(yè)均通過遠程調(diào)試完成測試。
　　第二步，以板塊為單元完成二級公司與三級公司視頻會議系統(tǒng)實施。借鑒第一步測試經(jīng)驗，迅速完成了第二步四十多家企業(yè)的系統(tǒng)實施。截止2011年底，集團公司視頻會議系統(tǒng)總投資86.6 萬。其中，硬件投資65萬，用于服務(wù)器、會議室建設(shè); 軟件投資 21.6萬，用于視頻會議系統(tǒng)賬號購置等。
　　3.3 視頻會議系統(tǒng)基本情況
　　視頻會議系統(tǒng)支持多會議室同時開會，支持一對多會議、多對多會議、桌面對桌面會議、桌面對會議室會議，同時，支持互聯(lián)網(wǎng)就接入?？傮w來說，系統(tǒng)方便靈活，任何人在任何地方，可以召開或參加會議。
　　視頻會議室的權(quán)限和配置管理同樣便捷，集團公司的視頻會議高級管理員有權(quán)增設(shè)視頻會議室及設(shè)置各會議室管理員，各會議室管理員有權(quán)設(shè)置會議室的成員。
　　4 應(yīng)用效果
　　集團公司視頻會議系統(tǒng)自建立以來，因功能簡單便捷，用戶不斷增加，視頻會議應(yīng)用越來越廣泛。據(jù)統(tǒng)計，五年來視頻會議系統(tǒng)累計使用2700余次，累計節(jié)約成本1.6 億以上。集團視頻會議系統(tǒng)已經(jīng)成為公司經(jīng)營管理過程中依賴的一個重要管理支撐工具。應(yīng)用情況統(tǒng)計見表 2 。
　　表 2 應(yīng)用情況統(tǒng)計及節(jié)約成本

 

 

　　說明: 節(jié)約成本金額，按每次會議，平均每人節(jié)約成本 2000 元，平均參加人數(shù) 30人計算。
　　集團公司已實現(xiàn)員工總量、國資規(guī)模、營業(yè)收入和利潤總額位居中央企業(yè)陣營前 40-50 位，同時，秉承集團公司“市場國際化”戰(zhàn)略，逐步在鞏固中國30 個省、市、自治區(qū)市場營銷網(wǎng)點或物流網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)在美洲、歐洲、非洲、中東、東南亞等區(qū)域的拓展，集團公司已經(jīng)與國內(nèi)外幾十家大型企業(yè)集團及國內(nèi)政府、團體簽署了戰(zhàn)略合作、合資協(xié)議，實施資本運營戰(zhàn)略，成功并購了十幾家企業(yè)，集團公司的貿(mào)易伙伴遍布六大洲。視頻會議系統(tǒng)的應(yīng)用無疑對公司的經(jīng)營管理起了極其重要的作用，主要體現(xiàn)在以下幾點:
　　(1) 大大節(jié)省了會議成本。
　　(2) 溝通及時，真實感強，效果較好。
　　(3) 為總部管理對象多，人員精簡，管理事務(wù)繁雜提供了很好的技術(shù)支撐。
　　(4) 提高集團公司與所屬企業(yè)進行溝通決策的效率，同時拉近了外事交流溝通的距離。
　　5 改進方向
　　后期，集團公司視頻會議系統(tǒng)將向高清、穩(wěn)定、易用三個方向進行優(yōu)化改進，滿足更多高端的會議、培訓(xùn)和交流等方面的個性化會議需求，為集團運營管理發(fā)揮更大的作用。